Comment envoyer un document par mail ? Notre guide étape par étape

Étape 1 : Préparer le document

Avant d’envoyer des fichiers par mail, assurez-vous qu’il sont prêts et bien formatés. En effet, certains formats de document ne sont pas compatibles universellement. C’est notamment le cas des fichiers générés depuis un logiciel Apple, tels que Page, Numbers ou Keynote. Il est alors important de vérifier les points suivants :

• La taille du fichier : les fournisseurs de services de messagerie ont des limites de taille pour les pièces jointes. Généralement, la limite se situe autour de 25 Mo. Si votre document est plus volumineux, envisagez de le compresser ou d’utiliser un service de stockage en ligne, tels que Google Drive, Dropbox ou WeTransfer. 
• Le contenu du document : relisez et corrigez toute erreur.
• Le format du fichier : exportez le fichier vers un format standard comme PDF, DOCX, JPG ou PNG pour garantir la compatibilité.

Conseils pour différents types de documents

• PDF : convient pour les documents qui ne doivent pas être modifiés.
• DOCX : idéal pour les documents qui nécessitent une édition par le destinataire.
• JPEG/PNG : à utiliser pour envoyer des images ou des graphiques.

Étape 2 : Choisir le bon service de messagerie

Les services de messagerie courants incluent Gmail, Outlook, Yahoo Mail, et bien d’autres. Choisissez celui que vous utilisez habituellement ou celui qui convient le mieux à votre destinataire. 

Si vous n’avez pas encore d’adresse électronique, il faut obligatoirement en créer une au préalable pour pouvoir ensuite envoyer vos documents par mail. Pour vous aider dans la réalisation de ces différentes tâches, nous proposons des formations aux outils de bureautique avec un informaticien professionnel. 

Étape 3 : Rédiger le mail

• Ouvrez votre service de messagerie : connectez-vous à votre compte mail. 
• Cliquez sur “Nouveau message” ou “Composer” : il arrive également que le bouton soit une icône qui ressemble à un crayon. En cliquant dessus, une nouvelle fenêtre de rédaction de mail s’ouvrira.
• Adressez votre mail : entrez l’adresse e-mail du destinataire dans le champ “À”. Les champs “Cc” et “Cci” permettent d’envoyer le mail à des destinataires secondaires. La principale différence est la visibilité. Les adresses e-mail figurant dans le champ “Cc” seront visibles par tous les destinataires, tandis que les adresses e-mail du champ “Cci” ne seront pas visibles, envoyant ainsi le mail en copie cachée. 
• Objet du mail : écrivez un objet clair et concis en lien avec votre document ou le sujet de votre mail.

Étape 4 : Ajouter la pièce jointe

1. Cliquez sur l’icône de pièce jointe : elle ressemble souvent à un trombone.

2. Sélectionnez votre fichier : recherchez et sélectionnez le document que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez également glisser et déposer les documents dans la fenêtre de rédaction du mail pour joindre des fichiers.

3. Vérifiez l’attachement : assurez-vous que le fichier est bien attaché avant d’envoyer le mail et qu’il est bien chargé en entier. Le nom du fichier devrait apparaître dans votre fenêtre.

Étape 5 : Rédiger le contenu du mail

Écrivez un message court mais informatif pour accompagner votre document. Voici un modèle de mail rédigé pour accompagner votre pièce jointe : 

Bonjour [Nom du destinataire],

Vous trouverez ci-joint le document [nom du document] que vous avez demandé.

Merci de me faire savoir si vous avez des questions.

Cordialement,

[Votre Nom]

Étape 6 : Envoyer le mail

Une fois que vous avez rempli les cinq premières étapes, le moment d’envoyer le mail est enfin arrivé.

1. Vérifiez votre mail : assurez-vous que l’adresse mail du destinataire, l’objet, le message et la pièce jointe sont corrects.

2. Cliquez sur “Envoyer” : il peut également arriver que l’envoi du mail soit un bouton avec une icône qui ressemble à un avion en papier. En cliquant dessus, votre mail est maintenant en route vers son destinataire.

Résolution des problèmes courants 

Que faire si le fichier est trop volumineux pour être envoyé par mail ?

Si votre document dépasse 25 Mo et qu’il est trop lourd pour être envoyé par mail :

• Compressez le fichier : utilisez un outil de compression comme WinRAR ou ZIP. La plupart du temps, il suffit de faire un clic droit sur votre fichier et de sélectionner “Compresser”. Cette méthode vous permet de créer un nouveau fichier au format WinRAR ou ZIP. 
• Utilisez un service de stockage en ligne : Google Drive, Dropbox, ou WeTransfer, et partagez le lien du fichier par mail. Attention à bien vérifier de donner les accès nécessaires au destinataire pour qu’il puisse accéder au document stocké en ligne.

Que faire en cas d’échec de l’envoi du message ? 

Les erreurs de livraison peuvent arriver. Voilà ce qu’il faut faire pour les résoudre : 

• Vérifiez l’adresse mail du destinataire : il arrive qu’une faute de frappe se soit glissée dans l’adresse mail. Vérifiez si celle-ci est bien correcte.
• Vérifiez la taille du fichier : assurez-vous que la taille du fichier ne dépasse pas les limites imposées par le service de messagerie.
• Format non supporté : convertissez le fichier dans un format compatible avant de l’envoyer. Envoyez des documents en PDF pour préserver la mise en page et éviter les modifications, et en DOCX si le destinataire doit éditer le document.
• Demandez à vérifier les spams : il est possible que votre destinataire ait reçu votre mail dans ses spams. Demandez-lui de vérifier le dossier “Spam” ou “Indésirables”  depuis sa boîte mail. 

Conseils complémentaires pour envoyer un fichier par mail

Comment être sûr que mon document est bien reçu ?

Pour vous assurer que votre document est bien reçu :

• Activez la notification de lecture si votre service de messagerie le permet. Sur Gmail, cette option n’est accessible qu’aux comptes professionnels, mais des outils existent pour permettre d’activer les accusés de réception, tel que Boomerang. Sur Outlook, vous pouvez cocher l’option “Demander un accusé de réception” ou “Demander un accusé de lecture” avant d’envoyer votre mail. Par contre, sur Yahoo Mail, cette option n’existe pas. 
• Demandez une confirmation de réception écrite dans votre mail.

Comment envoyer un document par mail depuis un smartphone ?

Envoyer un document depuis un smartphone suit des étapes similaires que sur ordinateur :

1. Ouvrez l’application de messagerie.

2. Composez un nouveau message.

3. Ajoutez l’adresse du destinataire et l’objet.

4. Cliquez sur l’icône de pièce jointe et sélectionnez le document.

5. Rédigez votre message et envoyez-le.

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